Es un hecho que trabajar con agilidad implica utilizar marcos de trabajo ágiles, como por ejemplo SCRUM, poniendo en práctica sus valores, roles, ceremonias y artefactos. En este artículo nos gustaría focalizarnos en el valor que aporta una de sus ceremonias ágiles, la daily meeting, por el gran valor que aporta y su facilidad de poner en práctica.
En la gran mayoría de consultorías que hacemos, vemos como todavía la información entre los equipos de trabajo fluye a través de mails o en conversaciones mantenidas solo entre algunos miembros del equipo que se han encontrado en el pasillo, o en reuniones eternas en las que se diluye el objetivo de la reunión. Desde FeedBackGround recomendamos dar un primer paso hacia la agilidad, estableciendo la Daily meeting como puerta de entrada.
Como su nombre indica, “Daily meeting” es una reunión diaria de una duración máxima de 15 minutos, en la que participan todos los miembros del equipo, todos tienen que estar de pie, ya que está comprobado que un poco de incomodidad hace las reuniones más efectivas, focalizándose en lo realmente importante.
La Daily meeting es un punto de encuentro, donde sin entrar en detalles, cada uno de los miembros debe responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué hice ayer?
- ¿Qué voy a hacer hoy?
- ¿Qué impedimentos tengo que no me permiten avanzar? Explicitando si se necesita ayuda para resolver los impedimentos encontrados.
Esto permite de una manera fácil, que todos los componentes del equipo sepan el avance del proyecto, así como identificar en caso de impedimentos, quién se va a encargar de resolver el impedimento, evitando un retraso en el avance del proyecto.
Normalmente la daily meeting va acompañada del soporte de una tablero o pizarra Kanban donde se puedan visualizar los avances que cada uno de los miembros va a comentar. Este tablero Kanban, puede ser un sencillo tablero, que contemple 4 columnas:
- Una primera columna con el TO DO: Indica todas aquellas tareas que están por empezar a hacer.
- Una segunda columna, DOING: Indica todas aquellas tareas que ya están en proceso, y que pertenecen a uno o más componentes del equipo.
- Una tercera columna, DONE: Evidencia todo aquel trabajo que ya se ha realizado.
- Una cuarta columna, BLOCKED: Muestra las tareas en las que no se puede avanzar por tener algún impedimento pendiente de resolver.
El tablero Kanban es clave para hacer visible el trabajo. En la daily meeting, los miembros del equipo mueven los pósits de columna conforme van avanzando en el desarrollo de las tareas. El tablero Kanban puede ser físico o virtual, en el caso de optar por un tablero virtual recomendamos el uso de plataformas como Planner, Jira o similares.
Aunque la daily meeting parezca una reunión muy fácil se debe tener un serio compromiso con las reglas para que el resultado sea el óptimo. Se debe estar muy focalizado, centrarse en dar un mensaje claro, sin perderse en detalles innecesarios, respetar a todos los miembros del equipo, ser puntuales, es una reunión muy corta, por lo que es imprescindible que todo seamos puntuales para que sea productiva. Debe haber transparencia en cuanto a los avances, y determinación en cuanto a cómo resolver los impedimentos que se presenten.
Con la práctica de las dailys meeting, puede llegar el momento en que el equipo sea lo suficientemente maduro, como para decidir que, dada la idiosincrasia de determinados proyectos, no sea necesario mantener estas reuniones diarias, y cambien su frecuencia pasando a reunirse dos o tres días a la semana.
Si todavía no has probado las ventajas de una daily meeting desde FeedBackGround te acompañamos a dar tu primer paso en la agilidad.
¡Te esperamos!
