Metodología, personas y roles: lo que realmente decide el éxito de un proyecto tecnológico.
En los últimos años, la mayoría de las empresas nos hemos visto envueltas en la carrera innovadora. Adoptamos tecnologías tradicionales, como ERPs, CRMs o APSs, y otras más innovadoras, como la IA agéntica, el process mining o los modelos predictivos.
El problema es que gestionar este tipo de proyectos supone afrontar retos para los que muchas veces no hay preparación, cualificación ni experiencia suficiente. Según estudios y publicaciones recogidos por Harvard Business Review, 7 de cada 10 proyectos fracasan en la ejecución. Las razones principales son la falta de metodología para gestionarlos y la falta de profesionales cualificados en los ámbitos que impactan en el proyecto.
Los principales retos de un proyecto IT
Estos son los cinco grandes frentes donde suelen aparecer los problemas:
1. Alineamiento de equipo y gestión de personas
- Gestionar las expectativas de los usuarios.
- Coordinar la toma de decisiones clave.
- Establecer escalado y gobierno frente a riesgos.
2. Carencias de personal
- Falta de dedicación del cliente al proyecto, que es un riesgo crítico.
- Ausencia de expertos en metodologías, gestión de personas y gestión operativa-táctica.
- Carencia de liderazgo y de toma de decisiones.
3. Correcta ejecución operativa
- Considerar los puntos críticos: plan de migración, definición de alcance, requerimientos.
- Asegurar la calidad con planes de pruebas y validaciones.
4. Gestión de requerimientos
- Identificar los requerimientos sin carencias.
- Plantear una buena gestión del cambio con los key users.
5. Falta de capacidades de gestión
- Identificar los riesgos de forma efectiva.
- Afrontar negociaciones complejas y gestionar expectativas.
- Definir roles, responsabilidades y plazos.
- Gestionar los cambios de forma efectiva.
¿Qué es un proyecto “exitoso”?
Un proyecto exitoso es el que termina en plazo y dentro del coste previsto, obtiene el valor que el negocio necesita del sistema y logra una correcta adopción por parte de los usuarios.
Pero lo que hace fracasar un proyecto no es solo aplazar fechas o asumir costes nuevos. Lo fundamental es que el equipo, con sus distintos roles y responsabilidades, pueda seguir avanzando y colaborando hasta llegar a la meta. Por eso la gestión de personas, las negociaciones y el entendimiento son un componente crítico que casi nunca se tiene suficientemente en cuenta.
Tres líneas de trabajo clave
1. Personas
- Define todos los roles sin dejar lugar a interpretaciones, tanto del equipo implementador como del cliente. Conviene crear un organigrama por funciones, dejarlo por escrito y compartirlo con total transparencia. Así el trabajo fluye y es posible rendir cuentas de forma ordenada.
- Gestiona bien a los key users. Hay que involucrarlos cuanto antes, con sesiones de demo, análisis de GAP y nuevas funcionalidades, y apoyarse en el liderazgo de la organización para gestionar sus expectativas y su capacidad de decisión.
2. Operativa
- Define el alcance más allá del RFP, con el ecosistema de integraciones lo más claro posible (no hace falta el detalle al inicio). A partir de ahí se puede hacer la toma de requerimientos a más bajo nivel y planificar los hitos.
- Planifica la migración de datos cuanto antes, sin dejarla para el último momento.
- Empieza pronto las sesiones de conocimiento de la herramienta (demo, fit-to-standard) con los key users.
- No escatimes en calidad. Hace falta un plan de pruebas detallado y amplio, una etapa de validación adaptada a la disponibilidad del cliente y un rol que orqueste y dinamice cada prueba y validación.
3. Metodología
- Involucra profesionales con conocimiento claro de gestión de proyectos, de personas y del cambio.
- Aplica disciplinas claras desde el pragmatismo: acuerdos definidos, documentos tangibles, herramientas con visualización clara de tareas ejecutadas y retrasadas, y reuniones en las que se compartan objetivos, acuerdos, resultados y tareas.
- Cuenta siempre con un Project Manager o PMO en el equipo del cliente que vele por la calidad y el avance. Este rol es el que permite que los dos lados del equipo se engranen bajo una misma metodología.
Roles clave para el éxito
- PMP experts: ayudan con la disciplina del equipo, gestionan alcance, costes y tiempos, identifican riesgos y movilizan las decisiones.
- Process specialists: aseguran la correcta funcionalidad, asesoran en decisiones sobre capacidades y soluciones, y cuidan la simplicidad, la operativa y el mantenimiento.
- Program advisors: supervisan la operativa del proyecto levantando puntos críticos, acompañan a los propietarios en la toma de decisiones y asesoran sobre los puntos más importantes según avanza el plan.
La tecnología rara vez es la causa del fracaso. Lo que marca la diferencia es contar con una metodología clara, los perfiles adecuados y un equipo alineado, con roles definidos y decisiones ágiles.
FAQS
¿Por qué fracasan la mayoría de los proyectos IT?
Según estudios recogidos por Harvard Business Review, 7 de cada 10 proyectos fracasan en la ejecución. Las razones principales son la falta de metodología para gestionarlos y la falta de profesionales cualificados en los ámbitos que impactan en el proyecto.
¿Cuándo se considera exitoso un proyecto tecnológico?
Cuando termina en plazo y dentro del coste previsto, aporta el valor que el negocio necesita del sistema y logra una correcta adopción por parte de los usuarios. Además, el equipo debe poder seguir avanzando y colaborando hasta el final.
¿Qué es un key user y por qué hay que involucrarlo pronto?
Es la persona del cliente que conocerá y usará la herramienta en el día a día. Conviene involucrarlo cuanto antes, con sesiones de demo, análisis de GAP y nuevas funcionalidades, y apoyarse en el liderazgo de la organización para gestionar sus expectativas y su capacidad de decisión.
¿Qué significa definir el alcance más allá del RFP?
Significa dejar claro qué entra en el proyecto, incluido el ecosistema de integraciones, aunque al principio no se tenga el detalle. Con esa base se pueden tomar los requerimientos a más bajo nivel y planificar los hitos.
¿Cuándo hay que planificar la migración de datos?
Lo antes posible. Es uno de los puntos críticos de un proyecto IT y no conviene dejarlo para el último momento.
¿Por qué el cliente necesita un Project Manager o PMO propio?
Porque es el rol que vela por la calidad y el avance del proyecto y que permite que los dos lados del equipo, implementador y cliente, se engranen bajo una misma metodología.
¿Qué roles ayudan a que un proyecto llegue a buen puerto?
Los PMP experts aportan disciplina y gestionan alcance, costes y tiempos. Los process specialists aseguran la correcta funcionalidad y cuidan la simplicidad. Los program advisors supervisan la operativa y acompañan a los propietarios en la toma de decisiones.
