Una de las metodologías que utilizamos en FeedBackGround para mejorar la eficiencia en la ejecución de los procesos de nuestros clientes es la metodología Kanban. Es una filosofía que se basa en una serie de principios y prácticas, que son las actividades esenciales que se deben ejecutar para gestionar proyectos utilizando sistemas Kanban.
¿Qué ganamos con su uso? Una entrega de servicio más rápida, más predecible, capaz de adaptarse a las distintas situaciones que surjan ya sea por cambios producidos por peticiones del cliente o por el entorno, que como sabemos es cambiante.
Una de las preguntas que siempre surgen cuando se propone el uso de la metodología en una empresa es: ¿Cómo empezamos a trabajar con Kanban? ¿Qué penalización en tiempo nos implicará? La respuesta a esta pregunta es una de las principales ventajas de este método, dado que se empieza a trabajar tal y como se está trabajando en ese momento. ¿Eso significa que no habrá cambios? por supuesto que no, pero los cambios vendrán dados por la búsqueda de esa mejora continua asociada a la agilidad, y se van a originar automáticamente de forma progresiva.
¿Qué nos aporta el uso de la metodología Kanban?
- Visualizar el flujo de trabajo, que nos permite trabajar en el proceso de mejora y prever los riesgos que se puedan producir.
- Gestión del trabajo en curso. Se define un máximo de trabajos en curso: WIP, obtenido en base a la experimentación realizada, que nos aporta ser el máximo de eficientes teniendo en cuenta el lema: Stop starting, Start finishing.
- Colaboración más rápida y eficaz, autoorganización de las personas
Utilización de circuitos de retroalimentación
Una de las prácticas del método Kanban es la utilización de circuitos de retroalimentación, es básico si buscamos la mejora continua. Tenemos que reservar espacios para poder hablar sobre el sistema y los servicios que prestamos, a estos espacios vamos a llamarle eventos y entre ellos destacamos tres, que son los primeros que utilizamos cuando empezamos a implementar el método Kanban:
Daily – Tal y como la conocemos de la agilidad, enfocada a bloqueos, dependencias y cualquier elemento que produzca que el flujo de trabajo no avance.
Service Delivery Review – Análogo a la retrospectiva, poniendo foco en el propio servicio, ¿cumplimos con los compromisos que tenemos con los clientes? ¿somos capaces de entregar? También tenemos en cuenta que las personas que participan en el servicio y sus relaciones son importantes.
Replenishment – Planificación donde se decide el próximo trabajo a realizar. Si queremos evaluar si se cumplen los tiempos establecidos, cuantas tareas finalizamos cada día, tiempos de bloqueo, es importante la incorporación de métricas. Sin ellas no se puede evaluar la mejora que incorporamos con cada cambio que aplicamos al sistema.
Cuando hemos implementado esta metodología en nuestros clientes, ¿qué hemos observado? La comunicación y el trabajo en equipo se ve mejorado en muy poco tiempo. Dado que la comunicación fluye los retrasos se acortan en tiempo.
Se gana en transparencia y confianza, se pierde el miedo en informar de problemas, ineficiencias, impedimentos, todos trabajan enfocados en el flujo de trabajo y en conseguir los objetivos definidos.
La adaptación a esta nueva forma de trabajo es rápida, pasando de la prueba piloto a la incorporación del resto de proyectos en los que se está trabajando de forma natural, en muy poco tiempo.
Te dejamos una herramienta con la que puedes crear métodos Kanban y que a nosotros nos sirve de gran utilidad. Además también te dejamos más entradas a nuestro blog, por si te interesan las metodologías ágiles y los procesos.
