CASO DE ÉXITO REDACTADO POR FBG E ITEREM
CÓMO LA AUTOMATIZACIÓN REVOLUCIONA LOS PROCESOS
EN UNA EMPRESA DE FABRICACIÓN DE ASCENSORES
La empresa dedicada a la fabricación de ascensores, donde llevamos a cabo el proyecto, se especializa en diseñar, fabricar e instalar ascensores y elevadores. El proceso de montaje e instalación de ascensores tiene más de 300 proyectos en curso, cada uno con hasta 21 fases. Era crucial mejorar la eficiencia de la gestión, controlando la ejecución de cada fase de proceso, manteniendo el ERP actualizando en todo momento. Para abordar esta situación, se identificó la necesidad de sistematizar y optimizar el proceso.
En colaboración con los socios estratégicos FeedBackGround e Iterem, la empresa adoptó la transformación digital. Desarrollaron la solución en el ecosistema de Business Apps de Microsoft y AgileXRM, un complemento esencial con un potente motor de BPM. Esta implementación, agilizo el montaje e instalación, asegurando una ejecución consistente en el seguimiento de sus reglas de negocio, ofreciendo visibilidad necesaria para poder coordinar a los miembros de los diferentes, cumpliendo con los rigurosos estándares de seguridad en TI de la empresa de fabricación de ascensores.
Antes: Desafíos y Oportunidades
- Estandarizar los procesos para una ejecución ordenada y precisa.
- Reducir errores mediante mecanismos de control efectivos.
- Facilitar la coordinación de equipos involucrados en el proceso productivo.
- Alinear sistemas clave como ERP, Sistema de Producción y Gestor Documental.
- Incrementar control y visibilidad, supervisando y rastreando el estado de proyectos en tiempo real.
- Preparar el proceso para escalar y evolucionar con el crecimiento de la empresa.
¿Por qué FeedBackGround e Iterem?
Implementación Eficiente
Se optó por crear una aplicación de Microsoft PowerApps Model Driven y Dynamics como base para la solución. Estas herramientas brindaron a los participantes del proceso un portal web desde el cual podían administrar proyectos, acceder a información relevante y supervisar tareas de manera eficiente. Además, la inclusión de AgileXRM como capa de BPM y que utiliza Microsoft Visio como modelador de procesos, proporcionó mejoras clave en la aplicación:
- Orquestación del proceso: Visualizamos los procesos en modelos gráficos entendibles por el usuario de negocio y de forma que el modelo de proceso es el mismo ejecutable.
- Generación automática de tareas: Las tareas se asignaban automáticamente a las personas o equipos definidos en el modelo.
- Notificaciones en Microsoft Teams: Los usuarios recibían notificaciones en Microsoft Teams, simplificando la gestión de tareas pendientes.
- Generación automática de informes en PDF: Los informes se generaban automáticamente a partir de la información recopilada durante las tareas.
- Comunicación automatizada en Microsoft Exchange: Se estableció un sistema de comunicación automatizada, permitiendo a los clientes mantener un seguimiento de proyectos.
- Auditoría del Avance del Proceso: Se registra la información detallada sobre el avance del proceso, incluyendo todas las tareas y transiciones de estado.
- Integración con Sistemas Clave del Cliente: Una integración efectiva con sistemas esenciales como el ERP y el gestor documental Microsoft SharePoint.
Después: Valor añadido
Esta evolución ha llevado a una gestión más eficiente, coordinada y transparente del proceso. A continuación, se detallan los beneficios clave que surgieron como resultado de esta implementación:
1.Control del Proceso Productivo: Identificación de proyectos, fases y acciones pendientes para que el Director de Instalaciones tome decisiones informadas, facilitando la detección de proyectos retrasados o con problemas de impago.
2.Mayor Eficiencia: El uso de AgileXRM optimizó la gestión del proceso, reduciendo tiempos y recursos necesarios para su ejecución al mejorar la secuencia de actividades y tareas.
3.Mejora de la Calidad del Proceso: Estandarización y automatización de tareas, ejecución basada en reglas de negocio, garantizando consistencia y cumplimiento, lo que reduce significativamente la incidencia de errores.
4.Habilita la Escalabilidad: La mejora en calidad, eficiencia y control permite la ejecución concurrente de más proyectos sin aumentar recursos, facilitando la escalabilidad.
5.Mejora en la Coordinación de Equipos: Acceso a información en tiempo real, supervisión efectiva del estado de proyectos, notificaciones automáticas, generación y asignación automática de tareas, simplificando la coordinación y eliminando la necesidad de comunicación por correo electrónico o reuniones.
6.Mejora en la Satisfacción del Cliente: Información transparente sobre el avance del proyecto, eficiencia en la instalación de ascensores reduce los tiempos de respuesta, mejorando la satisfacción del cliente.
7.Capacidad de Adaptación: La solución permite cambios y adaptaciones rápidas en el proceso para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio.
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Procesos estandarizados
La eficiencia se tradujo a una mayor satisfacción de cliente
