Integración de Sistemas de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención Riesgos Laborales

¿Qué empresa no dispone de un Sistema de Gestión interno? Algunas tienen sistemas de gestión de la Calidad (ISO 9001 o ISO/TS 16949), otras sistemas de gestión del Medio Ambiente (ISO 14001), otras sistemas de gestión de losRiesgos Laborales (OSHAS) y, finalmente, muchas tienen dos o más de estos sistemas. La gestión eficaz de un sistema de Calidad permite conseguir clientes fidelizados y un producto que se ajusta a sus requisitos; el cumplimiento de la legislación laboral vigente y de la Prevención de Riesgos Laborales permite tener unos trabajadores cualificados, motivados y contentos con sus tareas y su puesto de trabajo; y la correcta gestión del Medio Ambientepermitirá que los trabajadores (cliente interno) y la sociedad y clientes finales (cliente externo) se favorezcan de un trato responsable con el Medio Ambiente.

Todos estos sistemas conjuntamente, permiten disfrutar de una innovación, una mejora y un aprendizaje continuos, de tal manera que se produce un desarrollo empresarial sostenible, pero a medida que las empresas definen e implantan Sistemas de Gestión certificables se hace más evidente la necesidad de racionalización de los costes,esfuerzos y los recursos asignados a ellos. Especialmente cuando las normas o especificaciones técnicas de referencia en las que se basan, comparten requisitos en un porcentaje significativo y la metodología de gestiónes 100% idéntica. De esta manera, la optimización de los recursos, de los costes y de los esfuerzos se conseguirá mediante la integración de todos los conceptos que tienen necesidades y aspectos comunes de los sistemas de gestión que tenga la empresa. El objetivo es, pues, evitar la duplicación de tareas y optimizar los recursos asignados para simplificar la gestión de todos los sistemas de la empresa.

La Integración de Sistemas de Gestión es el proceso mediante el cual la empresa aprende a introducir criterios y especificaciones en sus procesos y en sus sistemas de gestión de manera que cumplen con todos sus clientes(internos, externos, institucionales, partes interesadas, el cliente final, etc.), a la vez que procuran un ahorro de tiempo, de costes y de esfuerzos, con un espíritu innovador y comprometido con la mejora continua. Cualquier proyecto paraintegrar diversos sistemas de gestión tiene que tener en cuenta los siguientes aspectos comunes que tienen TODOSlos sistemas de gestión: de la Calidad, del Medio Ambiente y de la Prevención de Riesgos Laborales (Q, MA y PRL):

    • Procesos clave que cruzan horizontal y verticalmente toda la empresa dentro de cada sistema, los cuales intervienen en toda la empresa.
    • Metodología comuna de mejora continua basada en los principios de la calidad total denominada PDCA (Plan, Do, Check, Act).
    • Requisitos de las normas que afectan la propia gestión de los sistemas.
    • Obligan a documentar procedimientos que aseguren la correcta gestión de ellos mismos.
    • Obligan las empresas a establecer revisiones periódicas de sus sistemas de gestión con el objetivo de verificar el grado de eficacia en el cumplimiento de las normas de referencia, el grado de cumplimiento de losobjetivos establecidos, así como la revisión o modificación de las políticas vigentes en la empresa.
    • Obligan las empresas a establecer indicadores, objetivos y metas que permitan conseguir la mejora continua de los sistemas de gestión.
    • Y, finalmente, presentan una visión globalizada y enfocada tanto a cliente interno como a cliente externo.

Trisistema

Dentro de cada Sistema de Gestión encontraremos procesos y procedimientos comunes a todos los sistemas (la gran mayoría, cosa que facilita la integración), otros comunes a otro sistema (entre sistemas de gestión Medio Ambiente y de Riesgos Laborales) y otros que son propios y no se pueden unificar con los otros sistemas. Unificando los 3 Sistemas de Gestión se tienen los siguientes grupos de procesos y procedimientos:

  • Comunes a los 3 Sistemas de Gestión: responsabilidad de la dirección; lanzamiento de nuevos productos; control de documentos y registros; homologación de proveedores; pedidos proveedores; control en la recepción de materias primas; control del proceso; control de los equipos de medición y ensayo (calibración); tratamiento de las “No Conformidades”; establecimiento de acciones correctoras y preventivas; manipulación, almacenaje, embalaje, conservación y entrega de materiales; auditorías; gestión de los recursos humanos (selección, formación, motivación y satisfacción del personal); desarrollo de planes de control; desarrollo de instrucciones de trabajo; modificaciones de proceso y/o producto; y técnicas estadísticas.
  • Comunes a los sistemas de MA y PRL: homologaciones de productos industriales peligrosos, cumplimiento de la legislación vigente a todos los niveles; control operacional (control de vertidos; control de emisiones; control ruido; control inmisiones; plan control de las instalaciones; etc.); control del personal externo a la empresa; y planes de emergencia.
  • Específicos Sistema de Calidad: modificaciones del diseño del proceso y/o producto; revisiones de ofertas y contratos; gestión comercial; y servicio post-venda.
  • Específicos Sistema de Medio Ambiente: identificación y evaluación aspectos ambientales; gestión residuos y comunicación externa.
  • Específicos Sistema de Prevención de Riesgos Laborales: homologaciones de puestos de trabajo; investigación de accidentes, incidentes y riesgos; selección y control de los EPI’s (Equipos de Protección Individual); y vigilancia de la salud.

En definitiva, los pasos más importantes a seguir en una Integración de Sistemas de Gestión son:

  1. Establecer la estrategia a seguir en la integración identificando los procesos y procedimientos comunes a los distintos sistemas.
  2. Seleccionar el sistema de gestión base, aquel donde se integrarán el resto de sistemas que quedarán obsoletos.
  3. Designar el responsable del proyecto y el equipo que le ayudará en la integración.
  4. Listar los procesos y procedimientos del sistema gestión base, listar los requisitos generales de referencia que se tienen que cumplir y hacer las matrices de relaciones entre el nuevo Sistema de Gestión Integrado (SGI) y los distintos referenciales, y entre todos los documentos del Sistema.
  5. Integrar los procesos, procedimientos, formatos y requisitos comunes de todos los sistemas de gestión.
  6. Definir los procesos, procedimientos, formatos y requisitos específicos de los distintos sistemas.
  7. Recoger ideas y oportunidades de mejora de todos los implicados en la integración.
  8. Generar, revisar y aprobar procesos, procedimientos, instrucciones y formatos del Sistema de Gestión Integrado.
  9. Formación y aprendizaje de todos los trabajadores de la empresa.

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Integration of Quality, Environmental and Occupational Risk Prevention Management Systems

What company does not have an internal Management System? Some have Quality Management Systems (ISO 9001 or ISO / TS 16949), others have Environment Management Systems (ISO 14001), and others have Occupational Risk Prevention Management Systems (OHSAS) and, finally, many have two or more of these systems. Effective management of a Quality Management System can get loyal customers and a product that fits their requirements, compliance with existing labor laws and Occupational Risk Prevention allows to have skilled, motivated and satisfied employees with their work and their job, and the proper management of the Environment will allow workers (internal customers) and society and final customers (external customers) to encourage a responsible approach to the environment.

All these systems together, let you enjoy an innovation and improvement and continuous learning, so that there is asustainable business development, but as companies define and implement certifiable Management Systems becomes more apparent the need for rationalization costs, efforts and resources allocated to them. Especially when the standards or technical specifications referenced in the underlying, share a significant percentage requirementsand the management methodology is 100% identical. Thus, the optimization of resources, costs and efforts will be achieved by integrating all the concepts that have common needs and issues of all the management systems that have the company. The goal is therefore to avoid duplication of tasks and optimize the resources allocated tosimplify the management of all business systems.

The Integration of Management Systems is the process by which the company learns to introduce criteria and specifications in its processes and Management Systems so that they meet all their customers (internal, external, institutional, stakeholders, the final customer, etc.), while seeking to save time, cost and effort, with an innovative spiritand commitment to continuous improvement. Any project to integrate various Management Systems must take into account the following common aspects with ALL the Management Systems: Quality, Environmental andOccupational Risk Prevention (Q, E and ORP):

    • Key processes which cross horizontally and vertically throughout the company within each system, which involved the entire company.
    • Commune continuous improvement methodology based on the principles of total quality called PDCA (Plan, Do, Check, Act).
    • Standards requirements that affect its own system management.
    • Require documented procedures to ensure the proper management of their own.
    • Force companies to establish periodic reviews of their management systems in order to verify the effectiveness in meeting the standards of reference, the degree of compliance with the objectives set, and the revision or change of existing policies in the company.
    • Force companies to establish indicators, objectives and targets to achieve continuous improvement of management systems.
    • And finally, have a global vision and customer focused on both internal and external customer.

Trisistema

Within each Management System we will encounter processes and procedures common to all systems (the majority, which facilitates integration), others common to another system (including Environmental and Occupational Risk Management Systems) and others that are unique and cannot be unified with the other systems. Unifying the 3 Management Systems will have as result the following groups of processes and procedures:

  • Common to the 3 Management Systems: management responsibility, launching new products, control of documents and records; approval of suppliers, orders suppliers, control the receipt of raw materials, process control, control and measuring equipment test (calibration); treatment of “non-conformities”, establishment of corrective and preventive actions, handling, storage, packaging, preservation and delivery of materials, audits, human resource management (recruitment, training, motivation and satisfaction), development of management plans, development of work instructions, process and/or product modifications, and statistical techniques.
  • Common to E and ORP Management Systems: hazardous industrial product approvals, compliance with current legislation at all levels; operational control (control of discharges, control of emissions, control of noise, inmission monitoring, control of the facilities plan, etc. ), control of the outsiders to the company, and emergency plans.
  • Specific to Quality Management System: process and/or product design modifications, review of offers and contracts, commercial management, and service after sell.
  • Specific to Environmental System: environmental aspects identification and evaluation, waste management and external communication.
  • Specific to Occupational Risk Prevention System: job approvals; accident investigations, incidents and risks, selection and control of PPE (Personal Protective Equipment) and health monitoring.

Ultimately, the most important steps to follow in a Integration of Management Systems are:

  1. Set the strategy to follow in the integration to identify the processes and procedures common to the different systems.
  2. Select the basis management system, one which will include all the other systems that will become obsolete.
  3. Designate the project manager and the team that will help him in the integration.
  4. List the processes and procedures of the basis management system, list the general requirements of reference that must be met and make matrices of relations between the new Integrated Management System (IMS) and the various references, and between all the system documents.
  5. Integrate the common processes, procedures, formats and requirements of all management systems.
  6. Define the specific processes, procedures, formats and requirements of all management systems.
  7. Collect ideas and opportunities for improvement of everyone involved in the integration.
  8. Generate, review and approve processes, procedures, instructions and forms of the Integrated Management System.
  9. Training and learning for all the employees of the company.

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