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Cómo implementar el método Kanban

Cuando nuestros clientes sufren retrasos en la finalización de sus tareas o procesos y nos preguntan cómo pueden evidenciar el motivo por el que sucede, en FeedBackGround les recomendamos el uso del método Kanban, ya que una de sus ventajas es el de poder visualizar el flujo de trabajo de forma rápida.  

La implementación del método Kanban se realiza a través de un Tablero Kanban físico o bien virtual, utilizando una de las múltiples herramientas disponibles en el mercado.  

El primer es paso es diseñar este tablero, vamos a nombrar los elementos que forman parte de un tablero básico:

Las columnas representan los estados relacionados con los procesos o proyectos. Tendremos como mínimo tres, correspondientes a los estados básicos: ToDo, Doing, Done siendo también útil la incorporación de un cuarto: Waiting que nos permitirá visualizar y medir bloqueos. 

Las tarjetas, ítems o elementos– en físico habitualmente Post-It- que representan las tareas a realizar, con campos como título, persona asignada, fecha vencimiento e incluso se puede representar las dependencias existentes relacionadas con otras tarjetas o con departamentos externos. 

Políticas o acuerdos con el equipo sobre puntos como: cuando se puede mover una tarjeta de uno estado a otro, temas relacionados con los eventos y lo que el equipo crea conveniente. 

El tablero puede ser más complejo añadiendo varias filas o carriles que representen los diferentes departamentos implicados en el proceso, o bien incorporar varios procesos- uno por fila-, además de incorporar dependencias.  También se puede indicar el número máximo de tareas dentro de cada columna WIP que hará crecer la tasa de entregas, este número máximo se encontrará experimentando y midiendo hasta encontrar el número óptimo. 

Dado que el diseño del Kanban es abierto, cada equipo puede configurar un tablero adaptado a sus necesidades y lo puede ir evolucionando a lo largo del tiempo, enriqueciéndolo según las necesidades del equipo. 

Beneficios que ha aportado el uso de Kanban en equipos donde lo hemos implementado: 

Transparencia – Se visualiza del estado en el que están las tareas y por consiguiente el grado de avance en el proceso o proyecto. El Panel muestra el flujo de trabajo, se ven las tareas que están bloqueadas y es probable que puedan sufrir algún retraso, promueve a qué el equipo se ayude, colabore proactivamente, con el fin de conseguir el objetivo definido. 

Reducción del número de reuniones – El status del proyecto está plasmado en el tablero, visualizándolo obtenemos la información real del grado de avance. Además, se puede incorporar las métricas necesarias que ayuden a completar la información: eficiencia del flujo, rendimiento de la ejecución, histogramas para ver número de tarjetas agrupado por tiempo que tardan en completarse  

Mayor sincronización en el equipo, también permite compartir de forma asíncrona ya que en cualquier momento se puede actualizar el estado de una tarjeta, con lo que cualquier persona puede consultar cuando necesite, sin necesidad de preguntar a la persona asignada.  Se puede aprovechar las Daily para mover las tarjetas, el uso del tablero facilita la sesión. 

Rápida adaptación de los equipos dado que cada equipo puede configurar el panel según sus necesidades, adaptado a sus flujos de trabajo.  

¿Quieres saber cómo Kanban te podría ayudar a eficientar tu equipo? En FeedBackGround estaremos encantados de poder ayudarte, ¡contactanos! 

 

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