PROCESS MANAGEMENT 3.0

ProcessManagementg

Ens trobem sovint, en la nostra pràctica professional, amb empreses que utilitzen sofisticats sistemes d’informació per suportar els seus processos empresarials. La majoria d’aquests sistemes cauen dins de la categoria del que s’anomenen ERP,s (Entreprise Resource Planning). Aquests sistemes faciliten la planificació i execució de molts processos empresarials. Sens dubte són sistemes que, ben escollits, ben implantats i havent fet una bona formació, contribueixen força a millorar l’execució dels processos.

Amb la mateixa freqüència que trobem sofisticats ERP,s, sentim equips humans que reclamen solucions a necessitats que cauen fora del àmbit del ERP. Un ERP permet: entrar les comandes dels clients, definir rutes i llistes de materials dels diferents productes, calcular les necessitats de compra, generar comandes als proveïdors, gestionar les recepcions de material i els magatzems, planificar la producció, generar albarans d’entrega i factures,…Com pot ser tot això insuficient? Què més necessita la gent per treballar?

ProcessManagementg

Per respondre a aquesta pregunta nosaltres hem fet un exercici molt simple. Hem recollit, durant una setmana, tots els e-mails, words, powerpoints i excels que s’intercanvien entre les persones d’una organització. El patró que es dedueix és clar: tota la informació intercanviada pretén mantenir l’equip suficientment coordinat i informat per tal d’executar els processos. Es a dir, l’execució del procés (Process Execution) necessita una capa superior de gestió (Process Management). Els ERP,s suporten la capa d’execució però la capa de gestió queda fora del seu abast. Aquestes són les necessitats que els usuaris intenten resoldre amb les eines que tenen a mà: els e-mails i les reunions on es presenten i/o elaboren documents ofimàtics.

No sabríem dir quina de les dues capes esmentades té una major influència en el resultat final del procés. Podríem considerar que és tant rellevant fer una bona execució com una bona gestió del procés. El que sí volem evidenciar és que les eines que s’utilitzen per suportar cadascuna de les capes estan desequilibrades. Per una part ens trobem sofisticats i estructurats ERP,s, mentre que per l’altra part trobem senzills sistemes molt poc estructurats, i sovint improvisats, basats en eines ofimàtiques. Recordem que les eines ofimàtiques que no van ser pensades com a eines de gestió.

Estem convençuts que el Process Management es mereix una millor consideració! En l’actualitat els equips tenen més necessitats de coordinació i col·laboració que mai. Avui els equips de treball són pluridisciplinaris, integren persones amb ubicacions diverses i canviants, amb usos horaris diferents que treballen sobre el mateix procés bé sigui entregar una comanda a un client o desenvolupar un nou producte.

Si bé les eines que suporten l’execució dels processos ja han fet bona part del seu recorregut, les eines que suporten la gestió dels processos, la coordinació i col·laboració dels equips tot just estan al inici del seu recorregut. Estan apareixen moltes eines d’aquesta tipologia. La majoria prenen la forma del que s’anomena SaaS (Software As A Service). Són eines que no necessiten instal·lar cap software en els servidors de l’empresa ni en els ordinadors dels usuaris. Són aplicacions accessibles des de qualsevol navegador web. Tenen el concepte anytime, anywhere en el seu ADN. Per donar exemples concrets podem esmentar algunes en les quals tenim experiència directa: Asana, LeanKit, SmartSheet i Evernote Business. Són el que podríem anomenar marcs de treball (frameworks) i sobre ells es pot definir la forma de resoldre el nostre procés.

Adoptar una solució de Process Management no és, afortunadament, ni tant complex ni tan costós com adoptar un ERP. Però tampoc és, un procés trivial. Imaginem un cap d’enginyeria que té la necessitat de millorar la coordinació i col·laboració del seu equip en el procés de desenvolupament de nous productes. Ha sentit a parlar d’una aplicació web (posem per cas Asana) que li permetria fer el que pretén. En ser un servei (SaaS) que només cal contractar per internet, no cal que participi el departament d’informàtica de l’empresa. Per tant, decideix crear un compte a Asana i donar d’alta els 10 membres del seu equip. El nostre cap d’enginyeria sap que ara caldrà dotar a Asana d’una certa estructura, d’una organització, d’una forma determinada de treballar-hi per assolir el que vol fer. Per tant valora, no tan sols la feina de crear aquesta estructura sinó també la necessitat de formar als usuaris, de fer un seguiment de la implantació i d’establir un mecanisme de millora que faci que la nova solució evolucioni amb les noves necessitats que aniran sorgint. El nostre cap d’enginyeria considera que fer tot això “des de dins” no és factible al no disposar dels recursos ni de la metodologia per garantir la sostenibilitat de la solució. Per tant, arriba a la conclusió que l’abast del projecte té entitat suficient com per cercar l’ajut d’alguna empresa externa especialitzada.

Es hora de reconèixer que els ERP,s treballen molt eficientment amb les dades però no amb les interaccions humanes. El nivell d’aquestes interaccions en les organitzacions actuals reclama alguna eina de més resolució que l’e-mail i l’ofimàtica. Estàs disposat a adoptar un Process Management 3.0 que permeti assolir al teu equip tot allò que es proposi i que et condueixi cap allò tan desitjat i que podem anomenar Team Productivity?

Rafael Caballé. Consultor processos empresarials

Deixa un comentari

*